Im Folgenden informieren wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung des Mailinglisten-Systems lists.ruhr-uni-bochum.de. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich bezogen werden können. Auf anderen Seiten der Ruhr-Universität Bochum können andere Bedingungen gelten.

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und dem Landesdatenschutzgesetz NRW ist die Ruhr-Universität Bochum, Universitätsstr. 150, 44780 Bochum, Ausführend: Dezernat 5.I, Network Operation Center, noc@rub.de. Für den Inhalt und die Einstellugnen der einzelnen Listen sind die jeweiligen Listenadministatoren verwantwortliche. Kontaktinformationen dazu finden sich jeweils unten auf den Listeninformationsseiten.

Die Kontaktinformationen des Datenschutzbeauftragten finden Sie ganz unten auf der Seite.

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners (erforderlich für die Bereitstellung der Informationen, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DS-GVO).

Folgende Daten werden hierbei erhoben:

• Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
• Das Betriebssystem des Nutzers
• Die IP-Adresse des Nutzers
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt

Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Klienten nicht mehr möglich ist.

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.

Unsere Webseite verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Ruft ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzers gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.

Wir setzen Cookies bei der Listenadministration bzw. der Administration der Benutzereinstellungen ein. Hierbei wird in den Cookies ein Sitzungsschlüssel hinterlegt.

Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unsere Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.

Für den Betrieb einer Mailingliste werden zusätzliche Daten erhoben und gespeichert. Dazu gehören:

• Die E-Mailadresse des Listeneteilnehmers
• (optional) ein frei wählbarer Anzeigename
• ein dazu gehörendes Password

Angemeldete Abonnenten einer Mailingliste können nach Anmeldung bei Mailman die Liste aller Abonnenten einsehen. Sie können sich davon ausnehmen, in dem Sie in den Benutzereinstellungen die Option „In der Liste der Abonnenten unsichtbar machen?“ aktivieren. E-Mails, die an eine Liste gesendet werden, werden an alle Abonenten weitergeleitet und im Listenarchiv gespeichert. Dieses Archiv ist allen Abonenten nach Anmeldung einsehbar.

Eine Abmeldung von einer Liste ist jederzeit über das Web-Interface möglich oder indem die Listen-Administration kontaktiert wird.

Weiterhin werden beim Versand einer E-Mail an eine Mailinglisten und der Weiterleitung dieser E-Mail an alle Abonenten E-Mailadressen im SMTP Protokoll protokolliert. Diese Daten sind nur von den Serveradministratoren einsehbar und werden nach 14 Tagen gelöscht.

Bei der Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (E-Mailadresse, weitere von Ihnen gemachte Angaben) von uns verarbeitet und gespeichert, um ihre Fragen zu beantworten. Akten dieser Art werden an der Ruhr-Universität Bochum 5 Jahre aufbewahrt (erforderlich zur Erfüllung der Aufgabe, Aufbewahrungsfrist gemäß Richtlinie der Ruhr-Universität, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DS-GVO).

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DS-GVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

• Sie können eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, verarbeitet werden. Falls eine solche Verarbeitung vorliegt können Sie Auskunft über den Zweck, die Daten, die Herkunft der Daten, Empfänger von Daten (inkl. internationaler Weitergaben) sowie Dauer der Speicherung erhalten.
• Sie haben ein Recht auf Berichtigung der Daten, falls diese unrichtig oder unvollständig sind.
• Unter verschiedenen Voraussetzungen haben Sie das Recht die Daten löschen zu lassen oder die Verarbeitung einzuschränken. Insbesondere Daten, die Sie freiwillig angegeben haben müssen gelöscht werden, wenn Sie ihre Einwilligung zurückziehen. Falls Daten weitergegeben wurden, bezieht sich die Löschung auch auf die Empfänger von Daten und wir werden Ihnen die Empfänger Ihrer Daten mitteilen.

Für Fragen und Beschwerden können Sie sich in jedem Fall an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden (Landesbeauftragte für den Datenschutz NRW, https://www.ldi.nrw.de/).

Ebenso können Sie den Datenschutzbeauftragten der RUB unter dsb@rub.de erreichen.

Weitere Informationen finden Sie unter https://dsb.ruhr-uni-bochum.de/.